Soumettre et valider des notes de frais
Dans Opentime, il existe un moyen simple pour soumettre et ensuite faire valider des notes de frais. Il vous suffit de vous rendre dans votre compte utilisateur, dans le champ utilisateur de sélectionner l'onglet frais, de préciser l'activité ou le projet concerné, le type de facture, le montant de la transaction et si nécessaire une brève description. Vous devez alors cliquer sur l'onglet sauvegarder pour enregistrer votre demande.
Ensuite, vous pouvez confirmer votre demande à l'aide de l'onglet confirmer. Une case cochée apparaît à côté de votre demande pour indiquer qu'elle est en cours de traitement.
Une fois confirmée, la demande d'enregistrement est affichée en-dessous du tableau pour indiquer qu'elle est en attente de validation par l'administrateur.
Pour consulter les notes de frais, l'employeur doit se rendre dans le champ suivi et sélectionner l'onglet frais. Il peut ensuite filtrer les notes de frais en mentionnant l'utilisateur concerné, préciser si ses notes de frais ont été réglées, leur attribuer une date de début et de fin, un projet ou une activité et déterminer leur type.
Une fois sélectionnée la note de frais, l'employeur prend ensuite la décision de la valider ou non en renseignant le champ avancement par : validé, non validé et enregistre sa décision en cliquant sur le bouton sauvegarder. Il peut ensuite cliquer sur le bouton payer pour indiquer que les frais ont été remboursés à l'employé.
Les notes de frais payées et validées par l'employeur apparaissent ensuite pour chaque utilisateur, dans l'onglet frais du champ utilisateur. en dessous de la catégorie Suivre les notes de frais d'un utilisateur.
Ensuite, vous pouvez confirmer votre demande à l'aide de l'onglet confirmer. Une case cochée apparaît à côté de votre demande pour indiquer qu'elle est en cours de traitement.
Une fois confirmée, la demande d'enregistrement est affichée en-dessous du tableau pour indiquer qu'elle est en attente de validation par l'administrateur.
Pour consulter les notes de frais, l'employeur doit se rendre dans le champ suivi et sélectionner l'onglet frais. Il peut ensuite filtrer les notes de frais en mentionnant l'utilisateur concerné, préciser si ses notes de frais ont été réglées, leur attribuer une date de début et de fin, un projet ou une activité et déterminer leur type.
Une fois sélectionnée la note de frais, l'employeur prend ensuite la décision de la valider ou non en renseignant le champ avancement par : validé, non validé et enregistre sa décision en cliquant sur le bouton sauvegarder. Il peut ensuite cliquer sur le bouton payer pour indiquer que les frais ont été remboursés à l'employé.
Les notes de frais payées et validées par l'employeur apparaissent ensuite pour chaque utilisateur, dans l'onglet frais du champ utilisateur. en dessous de la catégorie Suivre les notes de frais d'un utilisateur.
