openTIME : FAQs

Nous sommes une entreprise internationale et utilisons Opentime pour gérer nos demandes de congés. Par défaut, Opentime intègre les RTT comme type de congés, comment supprimer ce type de congés et les remplacer ?

Avec Opentime, vous avez la possibilité de personnaliser les types de congés pour les adapter aux législations de chaque pays. Pour ce faire, rendez-vous dans le champ configuration, sélectionnez l'onglet absences puis l'option Modifier les options des absences. Vous avez ainsi la possibilité de remplacer le type de congés RTT par un autre.

L'onglet Analyse dans le champ Etat vous permet de générer facilement des rapports. Il faut d'abord sélectionner "utilisateur", "client" ou "projet". Ensuite vous avez la possibilité de cocher certains éléments. Le logiciel créera alors un aperçu puis un fichier Excel avec les éléments sélectionnés.

CA, CA payé, CA estimé, temps, temps valorisé, marges, avancement : autant d'éléments pour construire votre propre tableau de bord avec Excel. Avec en permanence la garantie que les chiffres sont bien consolidés.

Le champ tâches/ sous-dossiers automatiques permet de créer de manière automatisée, une tâche ou un sous-dossier qui seront associés à une activité d'un client en question. Il suffit tout d'abord de renseigner une liste d'éléments dans les champs sur la fiche d'une activité pour ce client.

Qu'il s'agisse des salariés, des projets, ou des activités, en cochant la checkbox présente sur la page de modification, vous pouvez afficher dans le menu déroulant de sélection la liste des éléments qui ont été archivés.

Par exemple, en cochant la checkbox dans le page Salarié / Paramètre, vous retrouvez les salariés qui ont été archivés et consultez leurs informations. Il suffit alors de cliquer sur "sauvegarder" pour les restaurer.

En interne, le gestionnaire de contacts a d'abord une fonction de répertoire où l'on peut ajouter facilement les coordonnées des différents prospects, fournisseurs, partenaires ou encore collaborateurs ; et les gérer en quelques clics.

Par défaut, Opentime intègre pour chaque utilisateur une semaine de 8 heures de travail par jour. Nous souhaiterions modifier ce paramètre et compter 7h pour le vendredi. Comment devons-nous procéder ?

Pour changer les heures d'un nouvel utilisateur : il vous suffit d'aller dans le champ Configuration, de sélectionner l'onglet Paramètrages et de cliquer sur l'option Editer le fichier de paramètres.

Dans paramserialized_week, vous pouvez remplacer la durée initiale de la journée de travail hebdomadaire évaluée à 7h par 8h, 7h30, 7h48 ou sélectionner une semaine de 8h avec 7h le vendredi.

En ce qui concerne les utilisateurs déjà existants, vous avez également la possibilité de personnaliser leur journée de travail dans l'onglet Préférences, du champ Salariés.

Dans Opentime, pour changer les intitulés pour l'avancement des projets, il suffit de se rendre dans le champ Configuration, de sélectionnez l'onglet Options et de cliquer sur l'option Modifier les options des dossiers.

Vous pouvez ainsi librement modifier les intitulés pour l'avancement des projets, et en créer de nouveaux.

Dans Opentime, le coût horaire direct correspond au coût moyen par métier avant frais généraux et le coût horaire production à celui après frais généraux.

Si un coût horaire n'existe pas pour le mois et le métier en question, le logiciel remonte dans le temps jusqu'à trouver le taux correspondant. Il est donc tout fait possible de n'indiquer le coût horaire que pour le mois de janvier 2010 par exemple. Toutes les heures de cette année-là auront donc le même taux.

Pour plus de clarté, vous avez la possibilité de modifier ces deux intitulés. Pour ce faire, allez dans le champ configuration, et cliquez sur l'onglet paramétrages, ensuite sélectionnez l'option Editer le fichier des paramètres.

Dans la liste des paramètres, vous pouvez alors paramétrer manuellement le champ paramcost_direct et le champ paramcost_production en remplaçant les termes direct et production par les adjectifs que vous souhaitez.

Dans Opentime, il existe un moyen simple pour soumettre et ensuite faire valider des notes de frais. Il vous suffit de vous rendre dans votre compte utilisateur, dans le champ utilisateur de sélectionner l'onglet frais, de préciser l'activité ou le projet concerné, le type de facture, le montant de la transaction et si nécessaire une brève description. Vous devez alors cliquer sur l'onglet sauvegarder pour enregistrer votre demande.

Ensuite, vous pouvez confirmer votre demande à l'aide de l'onglet confirmer. Une case cochée apparaît à côté de votre demande pour indiquer qu'elle est en cours de traitement.

Une fois confirmée, la demande d'enregistrement est affichée en-dessous du tableau pour indiquer qu'elle est en attente de validation par l'administrateur.

Pour consulter les notes de frais, l'employeur doit se rendre dans le champ suivi et sélectionner l'onglet frais. Il peut ensuite filtrer les notes de frais en mentionnant l'utilisateur concerné, préciser si ses notes de frais ont été réglées, leur attribuer une date de début et de fin, un projet ou une activité et déterminer leur type.

Une fois sélectionnée la note de frais, l'employeur prend ensuite la décision de la valider ou non en renseignant le champ avancement par : validé, non validé et enregistre sa décision en cliquant sur le bouton sauvegarder. Il peut ensuite cliquer sur le bouton payer pour indiquer que les frais ont été remboursés à l'employé.

Les notes de frais payées et validées par l'employeur apparaissent ensuite pour chaque utilisateur, dans l'onglet frais du champ utilisateur. en dessous de la catégorie Suivre les notes de frais d'un utilisateur.

Pour soumettre des congés à votre employeur dans Opentime, rien de plus simple. Il vous suffit d'aller dans votre compte utilisateurs, de sélectionner votre nom, puis d'aller dans l'onglet congés.

Puis, définissez la période pendant laquelle vous souhaitez prendre vos congés à l'aide de l'icône calendrier, ainsi que le type de congés : RTT, conventions collectives, récupérations... Pour terminer, validez la procédure en cliquant simplement sur le bouton sauvegarder.

Votre supérieur décide ensuite d'accepter ou non votre demande de congés, en fonction de sa décision vous verrez apparaître dans l'onglet avancement le terme "validé" ou "invalidé" avec parfois des commentaires.

Si les congés que vous souhaitez poser ont été validés par votre supérieur, en vous rendant dans l'onglet absences, vous verrez apparaître vos périodes de congés, qui seront comptabilisées en fonction de leur nature : jour férié, maladie, RTT, congé, convention collective...