Lorsque l’on rattache un collaborateur à une entreprise externe, il devient impossible de gérer ses demandes de congés. Y a-t-il un moyen pour pouvoir gérer dans open time les congés des prestataires externes qui participent à un projet ?

Lors de la configuration initiale d'openTIME, la configuration par défaut est souvent de ne gérer que les absences que pour l'entreprise principale. Pour le cas présent il faut ajouter le nom de l'entreprise prestataire dans le champ absence_usercompany_list. Ce champ est accessible via la configuration : Paramétrage / Editer le fichier des paramètres.

Nous utilisons OpenTime au quotidien : il est même ouvert continuellement. Et parfois après une ou deux heures sur un dossier, on voudrait pouvoir saisir son temps directement - sans passer par l'écran de login. Est-il possible de de ne pas être déconnecté aussi souvent ?

Il y a une option bien pratique dans OpenTime : c'est mysql_session dans Configuration > paramétrage > éditer le fichier des paramètres. En utilisant ce mécanisme pour les sessions, OpenTime les prolonge de quelques heures !

L'autre moyen -- mais vous devez avoir accès à la configuration de PHP sur votre serveur, c'est de modifier directement le php.ini : pour les experts uniquement.

Comment dévalider une semaine ?

Il suffit d'aller sur les préférences de l'utilisateur en question -- Utilisateur > préférences -- et de changer sa date de dernière validation (en la reculant d'une semaine, d'un mois ou d'un an par exemple) : il pourra alors modifier sa saisie à partir de la date sélectionné.

Pour le compte que j'ai crée - embauché au 30/08 - je n'ai pas de validation possible des semaines de travail alors qu'il a bien rempli ses jours. Comment procéder ?

La premiére étape est de vérifier la valeur du bouton en bas à droite de la saisie des temps : retour ou pas de validation. S'il s'agit du premier cas, cliquez dessus : vous arrivez alors sur une page avec le cas pas de validation.

Ensuite pour un salarié qui commence un autre jour qu'un lundi, il faudra valider manuellement sa première semaine une fois qu'elle aura été remplie. Pour cela, cliquer sur préférences puis changer la date de dernière validation en y inscrivant le dimanche suivant. Sa première semaine (qui a duré moins de 35h au total) est désormais validée, les suivantes (qui feront bien 35h) pourront être validées directement.

Que faire pour qu'un salarié ne démarre la saisie qu'à partir d'août ?

Aller dans la section Utilisateurs > Préférences et changer la date de dernière validation: en la mettant au 31 juillet, le salarié en question ne pourra saisir qu'à partir du jour suivant - le 1er août donc.

opentime permet de charger les compteurs de congés. Est-ce que vous pourriez expliquer la manoeuvre ?

Première étape, aller dans la section Absences > Décompte. Ensuite bien choisir le type de congés qu'on souhaite créditer et la personne correspondante. Note : -- permet d'afficher tout le monde.

Ensuite il y a deux méthodes pour remplir les droits à conger:

• manuellement : il suffit de remplir la grille avec le nombre de jours acquis par mois.
• automatiquement : après avoir choisi le mois, cliquer sur le bouton charger.

David est devenu responsable d'équipe : comment faire en sorte qu'il soit prévenu par email lorsqu'un membre de son équipe fait une demande de congés ?

Il sufft d'aller sur ses préférences Salariés > préférence et d'indiquer quels sont les membres de son équipe. Il recevra alors les demandes émanant de chacun d'eux.

Dans cet exemple, David recevra par email les demandes de congés de Stéphane et Violaine. Alors que Joseph (son responsable à lui) recevra les siennes.

J'ai saisi des montants dans le prévisionnel financier et je souhaite les modifier. Qu'elle est la marche à suivre ?

L'ajout de revenus dans le prévisionnel financier génère automatiquement une facture client "prévisionnelle" du montant saisi.

Vous pouvez modifier son montant en accédant au dossier, puis en cliquant sur l'onglet Facturation.

A partir de là, modifiez ou supprimez les éléments prévisionnels.

Nous avons acheté la version complète d'openTIME et il a été installé sur un de nos ordinateurs sous Mac. Ce matin plus personne n'arrive à se connecter à l'application : que se passe-t-il ?

Plusieurs cas de figure peuvent se présenter : la première chose à faire est de vérifier si le serveur Apache utilisé par openTIME est bien toujours actif.

Pour cela il suffit de cliquer sur la pomme (en haut à gauche de votre écran) et de sélectionner les Préférences Système

Ensuite dans la section Partage, il faut s'assurer que le Partage Web personnel est activé.

Nous avons créé deux fois le même dossier, et nos collaborateurs ont saisi du temps sur les deux, comment les regrouper sans perdre les heures saisies ?

Dans le cas où deux dossiers ou plus doivent être regroupés, il convient de réaliser une fusion de ces dossiers.

Pour cela, allez dans le menu configuration / options, et sélectionnez Modifier les options de la base de données.

Sur la ligne dossiers, sélectionnez le dossier qui va disparaître en premier, puis le dossier qui en recevra les heures.

Cliquez ensuite sur le bouton regrouper correspondant.

2007 vient d'arriver et les jours fériés ne sont plus à jour. Comment les introduire en bloc et automatiquement ?

Cela se passe via configuration / absences : il suffit de cliquer sur Modifier les jours fériés, d'indiquer l'année et enfin de cliquer sur [ajouter automatiquement].

Pour que tous ces jours fériés apparaissent dans les feuilles de temps de chaque salarié, il reste une étape : [mettre à jour].

PS : No Parking en profite pour vous souhaiter une très bonne année 2007...

Il y a trois mois, j'ai archivé des collaborateurs et pourtant ils apparaissent encore dans l'état de "validation salariés" de ce mois-ci. Comment les faire disparaître de cet état ?

Si ces salariés continuent d'apparaître, c'est qu'ils avaient saisi du temps par anticipation : c'est souvent le cas des jours fériés. Par exemple, il est possible d'indiquer qu'un salarié sera absent le 25 décembre, même un an à l'avance.

Pour supprimer ce temps pris par anticipation, il suffit d'aller sur configuration / options et de cliquer sur Supprimer du temps à des utilisateurs archivés.

Tout le temps saisi entre la dernière heure travaillée et la nouvelle dernière heure travaillée sera supprimé. Cela fonctionne de le même manière pour le temps personel (congés, absences...). Attention tout de même : les temps saisis avant la date de validation ne peuvent pas être enlevés.

Tous les dossiers apparaissent sur la grille des temps : comment masquer ceux qui sont archivés ?

OpenTIME dispose d'une gestion d'avancement pour chaque dossier : cela va de proposition à production puis à facturation. D'autres étapes sont possibles : clôturé et refusé.

Les trois dernières étapes clôturé, facturation et refusé masquent les dossiers sur l'écran de saisie des temps et sur la gestion des dossiers.

Pour les réactiver, il suffit de cliquer sur la case à cocher à droite du menu déroulant de sélection des dossiers : ils sont de nouveaux accessibles dans le menu déroulant de sélection. On peut alors changer leur avancement.

OpenTIME peut gérer n'importe quel nombre de congés : en France, il y a bien sûr les congés payés et les RTT. Par contre certains de nos clients -- en Suisse par exemple -- utilisent le même système : sans les RTT mais avec des congés différents pour chaque canton... Explorons ensemble le paramétrage possible pour un premier cas de figure : les congés payés à la française. Ce paramétrage s'effectue dans la section Configuration / Absences.

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Désormais j'ai un salarié qui a quitté la société et je souhaite qu'il n'apparaisse plus. Mais nous voulons néanmoins conserver les informations qu'il a rempli. Dois-je juste faire "supprimer" dans "paramétrage / salarié" ?

Dans openTIME, on ne peut pas supprimer définitivement un salarié dès lors qu'il a saisi du temps : personne ne souhaite perdre ce type d'information sur un projet passé.

Par contre un salarié qui n'aurait pas encore saisi de temps peut être effacé de la base de données : il s'agit souvent des salariés de test ou alors de certaines personnes qui ne font que consulter les données.

Après avoir reçu plusieurs fois la question de cette suppression, nous avons fait évoluer le logiciel. Au lieu d'avoir un bouton unique pour les deux actions avec l'intitulé unique supprimer, cet intitulé change en fonction de ce qu'il est possible de faire.

Supprimer

Archiver

Etant donné que ces actions d'archivage ou de suppression sont mutuellement exclusives, plus possible de se tromper.